業務自動化、どの作業から始める？

最初の候補は「同じ手順を繰り返す作業」

毎月同じ列のCSVを集計する、同じデータを複数の表へ転記する、決まった形式の帳票を出力する、といった作業を候補にします。毎回判断が変わる作業は、その判断を人が担当し、前後の定型部分だけを自動化する方法もあります。

• 入力は何か：メール、CSV、Excel、フォーム、外部API
• 出力は何か：一覧、集計表、帳票、通知
• いつ実行するか：手動、定時、データ到着時
• 何が例外か：空欄、重複、形式変更、通信失敗

表計算の改善とWebシステム、どちらが合う？

どちらが安い・優れていると一律には決められません。利用環境、データ量、権限、継続する運用を確認して判断します。

削減時間は「確認の手間」も入れて見積もる

例えば、1日30分の作業を月20回行うなら現状は月10時間です。自動化後も確認に1日10分かかる場合、残る作業は月約3.3時間で、削減できる時間の試算は月約6.7時間です。これは仮定による計算例であり、実際の導入実績や効果の保証ではありません。処理失敗時の対応や保守の時間も含めて判断します。

失敗したときに、どう気付いて戻すか

自動化の仕様には、正常に動く流れだけでなく、失敗時の確認方法も必要です。処理ログ、確認待ち一覧、再実行、担当者への通知などを検討します。請求・支払い・発注などの重要な処理は、人が承認してから実行する設計も候補です。

相談前にそろえると役立つ5点

• 作業手順を箇条書きにしたメモ
• 個人情報や機密情報を伏せた入力・出力サンプル
• 月の件数・頻度・担当者数
• 使用中のソフトやサービス名、連携の可否
• ご予算・希望時期・優先して減らしたい負担

見積もりには外部費用と保守も含めて考える

API、AI、予約サービス、クラウド、データベースなどの利用料は、初期の開発費とは別に発生する場合があります。連携先の仕様変更時に誰が対応するか、定期的な確認を誰が担当するかも決めておきましょう。TOKYO LABSでは対象範囲と外部費用を分けてご案内します。